Fondo del cliente

El fondo es plata que el cliente deja en el club para pagar sus clases casuales. Cada clase se descuenta a su precio real, el de los que asistieron. Así nunca hay diferencias que cobrar después.

El fondo es una cuenta. Puede ser de una sola persona o compartida: por ejemplo, de una pareja. Los dos cargan un solo fondo y pagan con él sus clases. Todos los miembros cargan plata y la usan.

El fondo paga	El fondo no paga
Clases casuales, por alumno.	Reservas de cancha, abonos, clases abonadas ni productos.

Antes de empezar

• Manejan las cuentas el administrador, el coordinador y el operador: crear, cargar plata, sumar o quitar miembros.
• Revertir un movimiento lo hacen el administrador y el coordinador.
• El tope de deuda lo configura el administrador.
• El fondo no se carga ni se usa con MercadoPago.

Ver la cuenta

En Clientes, junto al nombre del cliente aparece el saldo de su cuenta:

• En verde, con el monto: tiene plata a favor.
• En rojo, en negativo: la cuenta debe. El cliente también aparece con Debe.

La billetera de la tarjeta abre el panel Cuenta de fondo.

Una cuenta compartida: el saldo, los miembros y los movimientos.

El panel muestra:

• El saldo, grande. Si es negativo dice «La cuenta debe $…».
• Los Miembros, con el titular marcado. El titular es el contacto y responsable de la cuenta.
• Los Movimientos: cada carga, con quién cargó, y cada clase pagada, con quién asistió. Así ves cuánto usó cada uno aunque la plata sea común. Los que hizo el sistema solo dicen automático.

Crear una cuenta

Si el cliente no tiene fondo, el panel lo dice y ofrece Crear cuenta.

La cuenta se crea con el nombre del cliente, y él queda como titular. Para cambiar el nombre, por ejemplo a «Familia Pérez», tocá el lápiz.

Los miembros

• Agregar: buscá al cliente y elegilo.
• Hacer titular: la corona del miembro.
• Quitar: el ícono de persona con un menos. Pide confirmación. Si la cuenta debe, la deuda queda en la cuenta: no se la lleva el que sale.
• Al titular no se lo puede quitar. Primero hacé titular a otro miembro.

Cada cliente está en una sola cuenta. Si alguien ya está en otra, el sistema te dice en cuál.

Cargar plata

1. En el panel de la cuenta, tocá Cargar plata.

2. Se abre el cobro de siempre, con el ítem Carga de fondo. Escribí el monto en Precio unit.

3. Elegí el método de pago y tocá Confirmar pago.

Cargar plata es un cobro más: entra a la caja ese día.

• La plata entra a la caja el día que se carga. Cuando después se usa, no vuelve a contarse.
• Puede cargar cualquier miembro.
• Si la cuenta estaba en negativo, la carga cubre primero la deuda. No hay que hacer nada aparte.

Pagar una clase con el fondo

Al cobrar una clase casual a un alumno con fondo, el cobro muestra un recuadro verde: «Cuenta …: $… disponible», con el botón Usar fondo.

1. Cobrá la clase como siempre, desde el Calendario. Ver Tomar asistencia y cobrar una clase.

2. En el cobro, tocá Usar fondo. El total se desglosa: Total, lo que pone el Fondo y lo que queda A pagar.

3. Si queda algo A pagar, cobralo con el método que elijas. Si el fondo cubre todo, queda en $ 0.

4. Tocá Confirmar pago.

Las dos alumnas de la cuenta, pagadas con el fondo.

• No se aplica solo. El cliente puede preferir pagar de otra forma esta vez. Para volver atrás, tocá quitar.
• Usa lo que alcanza: el saldo, o el valor de las clases si es menor.
• En la caja nunca queda deuda. Si el fondo no alcanza, el resto se paga con otro medio.
• Si la cuenta está en negativo, el recuadro avisa cuánto debe y no ofrece usarla.

Si nadie pasa por la caja

Cada madrugada, el sistema revisa las clases casuales de los últimos 7 días. Busca a los alumnos que asistieron, no pagaron y tienen cuenta. Les paga la clase con su fondo, al precio por asistencia. Esos movimientos dicen automático.

• Si no alcanza, la cuenta queda en negativo: esa es la deuda de la cuenta.
• El que no asistió no paga.
• Sin tarifa para esa cantidad de alumnos, no descuenta nada: nunca inventa un monto. Cargá la tarifa y cobrá la clase a mano.
• Las clases de antes de que el alumno entrara a la cuenta no se cobran con el fondo.

Una vez pagada, la asistencia de ese alumno queda fija. Igual que cuando se cobra en la caja.

Corregir un error: revertir

¿El sistema pagó una clase que no correspondía? Por ejemplo, el alumno figuraba presente y faltó. Se revierte desde el panel.

1. En Movimientos, tocá la flecha (Revertir) del movimiento.

2. Leé el aviso y confirmá.

• Revertir anula el cobro entero. La plata vuelve a la cuenta y la clase queda sin cobrar, con la asistencia editable para corregirla.
• Si ese cobro pagó más de una clase, por ejemplo las de una pareja, se revierten todas. El aviso lo dice.
• Revertir una carga saca esa plata de la cuenta. Si ya se había usado, la cuenta puede quedar en negativo.
• El movimiento revertido queda tachado, con quién lo revirtió.

La deuda de la cuenta

• La deuda es de la cuenta, no de una persona. Por eso todos los miembros aparecen con Debe, desde el primer peso. Ver Deudas.
• Solo nace a la madrugada, cuando nadie cobró en la caja y el fondo no alcanzaba.
• Se paga cargando plata: la carga cubre primero la deuda.

El tope de deuda

El administrador puede poner un tope: cuánto puede deber una cuenta como máximo. Se configura en Configuración, en Fondo del cliente: tope de deuda. Vacío quiere decir sin tope.

Cuando una cuenta llega al tope:

• El sistema deja de pagar clases con esa cuenta. Las clases quedan sin cobrar, a la vista de la caja.
• Da de baja a todos sus miembros de sus clases casuales, solo de las fechas que vienen. Nunca de una clase abonada, ni de una fecha que ya está cobrada.
• El Dashboard muestra un aviso con quién se dio de baja y de qué clase, durante 7 días. Lo ven el administrador y el coordinador.
• Sus miembros se pueden inscribir solo a una fecha (Inscribir solo esta fecha), no a todas las semanas.

Cuando la cuenta se pone al día, reinscribí a los alumnos a mano desde la clase. El sistema no lo hace solo.

Si algo no sale

«Ese cliente ya está en la cuenta “…”.»

Cada cliente está en una sola cuenta. Sacalo primero de la otra, o usá esa cuenta.

«Para sacar al titular, primero pasale la titularidad a otro miembro.»

Hacé titular a otro miembro con la corona y después quitalo.

«La cuenta tiene $… disponibles. Completá la diferencia con otro medio de pago.»

Pediste usar más fondo que el saldo. Usar fondo ya aplica lo que alcanza: volvé a tocarlo y cobrá el resto con otro medio.

«El fondo todavía no se puede cargar ni usar con MercadoPago.»

Todavía no está soportado. Elegí otro medio de pago.

«El fondo solo puede pagar clases casuales.»

El cobro tiene algo que no es una clase casual: una reserva, un abono o un producto. Cobrá eso aparte, con otro medio.

«Cobrar deuda» abre la cuenta en vez del cobro

Lo único que debe el cliente es lo de su cuenta de fondo. Esa deuda se paga cargando plata: tocá Cargar plata en el panel.

Una clase de un alumno con fondo quedó sin cobrar

Hay tres motivos posibles: falta la tarifa para esa cantidad de alumnos, la cuenta llegó al tope o no se marcó la asistencia. Revisá la tarifa en Precios o cobrala en la caja.

No veo el botón para revertir

Revertir lo hacen el administrador y el coordinador. Si sos operador, pedíselo a ellos.